Компьютеризация автосервиса

Современный бизнес чрезвычайно динамичен и вопросы организации оперативного учета, планирования, контроля и управления меняются в соответствии с потребностями бизнеса. Начинать деятельность без компьютеризации — заведомая глупость в нынешних условиях.

Некоторые предприятия разрабатывают свои программные комплексы и у них получаются неплохие системы для механизации операций. Однако до уровня требований современного менеджмента они не поднимаются потому, что разработчики, чаще всего лишь программисты, т. е. переводчики на машинный язык полученных заданий, не владеют современными концепциями менеджмента, логистики, маркетинга.

В то же время заказчики не могут должным образом поставить задачи для разработки подобных систем — они не имеют необходимых.

На рынке уже давно есть готовые интегрированные комплексные системы, разработанные на базе анализа опыта многих потребителей и с учетом требований современного менеджмента. Готовые интегрированные системы предпочтительнее самодельных — они отработаны на многих потребителях и выполнены с участием специалистов финансового, производственного и торгового менеджмента, логистики, инжиниринга.

Заказчики не только не могут поставить задачи, но порой не могут оценить достоинства современной системы, поэтому нередко возражают против использования многих функций и параметров, применяемых в современном менеджменте, так как квалифицированных специалистов мало, имеющих опыт современных методов управления в этой отрасли — единицы, а желающих учиться новому не так уж много на каждом предприятии.

По изложенным причинам компьютерная система должна стать помощником, учителем, руководителем и инструментом принуждения выполнения необходимой технологии бизнес — процессов.

Эффект от компьютеризации может кардинально влиять на результативность работы всей компании, только если ее поручить профессионалам реинжиниринга бизнес-процессов, предварительно приготовившись к серьезным реформам в организации производственных операций.

Но даже самые лучшие программные комплексы не дадут полной отдачи, если их внедрение не поручить специалистам, хорошо разбирающимся в организации управления бизнесом фирмы-заказчика, и если высшее руководство не будет тесно сотрудничать с этими специалистами.

Затраты на компьютеризацию

Руководителям предприятия кажется, что стоимость компьютеризации — это деньги, отдаваемые за собственно коробку с программой и услуги по ее установке и они не хотят понимать необходимости последующих расходов.

Это происходит из-за слишком больших ожиданий в экономии средств и недооценки затрат на внедрение и сопровождение информационных систем.

Но при внедрении современных корпоративных систем успех достигается не за счет видимого сокращения расходов, а путем резкого повышения эффективности работы на интегрированных рабочих местах и благодаря этому значительным расширением спектра выполняемых операций или услуг при одновременном повышении качества и оперативности обслуживания клиентов.

Внедрение нового программного обеспечения предполагает переход на более прогрессивные технологии работы. Расходы не растут так, как они росли бы вследствие постоянного увеличения штатов. Например, в современных компьютеризованных предприятиях нет должности "машинистка" и в несколько раз меньше штаты бухгалтерии.

По оценкам различных исследовательских организаций, стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в корпоративной сети среднего западного предприятия составляет от 3 до 10 тыс. долл.

Это кажется слишком дорого, но если учесть, что средняя заработная плата одного сотрудника составляет в развитых странах от 25 до 35 тыс. долл. в год, а производительность сотрудника, оснащенного компьютерной техникой иногда равна производительности десятка сотрудников, работающих с арифмометром и пишущей машинкой, не говоря уже о качестве, количестве ошибок и невозможности современной аналитики без компьютеров, то придется согласиться, что это совсем дешево.

В нашей стране средняя заработная плата специалистов, о которых идет речь, составляет от 5 до 12 тыс. долл. в год (включая отчисления во внебюджетные фонды) и даже при этом уровне расходы на компьютеризацию выгоднее расходов на "безоружную" рабочую силу, тем более что средняя стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в сети среднего сервисного предприятия составляет от 0,5 до 3 тыс. долл.

При оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет от 20 до 50% общих издержек, связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные затраты — установку и обновление программного обеспечения, ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, обслуживание сетей и др., выливающиеся со временем в немалые суммы. Часть этих расходов относится на бюджет, другая же часть, скрытая, но весьма значительная, уходит на оплату рабочего времени сотрудников, которое расходуется непродуктивно.

Функции службы компьютеризации автосервиса

Основные функции — обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований.

использование современных компьютерных технологий;

обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.);

привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

внедрение программных продуктов;

обучение персонала работе с программным обеспечением;

обеспечение целостности баз данных;

обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

защита информации от несанкционированного доступа;

обеспечение технической исправности оборудования.

Требуемые возможности компьютерной системы

Базовые требования

Компьютерная система должна обеспечивать: Формирование любой схемы организации сбыта услуг и товаров.

Контроль процесса исполнения заказов, оплаты, товарных остатков, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами.

Систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров.

Поддержка стандартов Work Flow Management — автоматизации документооборота — это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций.

Возможность накапливать бизнес-данные за любой период времени и надежно хранить их. Увеличение объема накопленной информации не должно снижать быстродействия системы. Любая операция над корпоративными данными происходит незамедлительно, и результаты находят немедленное отражение в корпоративной отчетности. Нет необходимости в закрытиях учетных периодов, планировщиках заданий, ночных обработках заданий и т. д.

Использование в качестве ядра современной системы управления базами данных.

Поддержку различных групп аппаратных и программных платформ — от обычных PC-серверов до серверов промышленного класса (UHIX-сервера).

Возможность интеграции с корпоративным WWW-сервером в режиме on-line (buslness-to-business).

Низкую совокупную стоимость владения (Total Cost of Ownershi p).

Работу в реальном масштабе времени.

Возможность сопряжения системы с фирменными каталогами запчастей и технологических операций.

Максимально возможный уровень информационной безопасности и средства, разделяющие (ограничивающие) доступ к корпоративным данным, в том числе и средства, обеспечивающие надежную защиту от несанкционированного доступа к базам данных.

Реализацию концепция "Рабочего пространства", т. е. пользователи системы не "привязаны" к своему рабочему месту и для доступа к системе могут пользоваться любым из компьютеров, подключенных к локальной сети предприятия.

Возможности интеграции с финансовыми и бухгалтерскими приложениями.

Есть встроенные средства экспорта и импорта данных.

Возможность наращивания функционала системы силами IT-службы компании-заказчика совместно с разработчиками программного продукта.

Быстрый анализ бизнес-данных помогает осуществлять различные маркетинговые исследования, облегчает создание оптимального склада.

Возможность конструировать отчеты на основе корпоративных данных, накопленных в СУБД, и визуализировать данные из отчетов в удобном виде с помощью электронных таблиц, построителей диаграмм или графиков и т. д.

Управление потоком снабжения-сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/ разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую — для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

формирование различных схем скидок, привязанных к товарным группам: по времени, по дням, по количеству, по сумме;

поддержка работы с дисконтными картами: для каждого вида карт (VIP, обычные карты) может назначаться различный процент и схема скидки;

множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов — каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;

поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

возможности применения при расчете себестоимости товара методов "среднее", "скользящее среднее", "LIFO", "FIFO", "MinCost" и "MaxCost";

распределение товара по партиям вручную;

учет неотфактурованных поставок.

возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Специальные требования

Система должна обеспечивать:

учет трудозатрат при ремонте машин, расценка услуг по ремонту;

учет запасных частей как товара со статистикой и анализом расхода за ряд лет и параметрами, определяющими группу скидок, характер цен, применяемость, заменяемость и другими;

возможность выборки запчастей по группам, по признаку применяемости на моделях, по изготовителям и др.;

учет реализации запасных частей по коммерческим ценам клиентам;

учет реализации запасных частей по себестоимости при гарантийном ремонте, предпродажной подготовке и восстановлении агрегатов для своего оборотного фонда;

учет реализации запасных частей ниже себестоимости при реализации неликвидов и уценке брака;

раздельный учет, статистику и анализ прихода и расхода новых запасных частей, подержанных деталей, восстановленных узлов и агрегатов;

 учет передачи запасных частей и материалов на реализацию в свои и чужие торговые точки, своим передвижным мастерским;

учет и подготовку документации по рекламациям по качеству и количеству машин и запасных частей;

учет прихода и расхода масел, других технологических жидкостей и материалов по разным ценам в случаях предпродажной подготовки, коммерческой реализации, гарантийных ремонтов, расхода для своего транспорта;

учет материалов, обеспечивающих деятельность фирмы;

необходимо вести бухгалтерский учет отдельно сервису коммерческому и некоммерческому, торговле запасными частями, торговле принадлежностями и торговле расходными материалами;

раздельный анализ финансовых результатов по каждому направлению деятельности;

учет обслуживаемого парка машин, статистику его изменения для планирования потребности в запасных частях, материалах, а также трудозатратах.

Управленческая информационная подсистема должна включать:

внешние инструменты построения отчетности:

возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

табличные и моделирующие программные продукты.

графические системы создания отчетности:

интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля "финансовые отчеты".

Параметры контроля для управления

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту.

По торговле и услугам:

тенденции изменения объема продаж услуг и товаров в целом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема валового дохода или прибыли— график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж в единицах измерения в целом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж каждым филиалом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

По операциям:

тенденции изменения объема продаж услуг и товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 машин обслуживаемого района) — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж по себестоимости — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема валового дохода или прибыли — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

тенденции изменения степени удовлетворения спроса — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема запаса на складе по сумме — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

Мониторинг

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

наступление точки заказа;

истечение срока хранения без реализации — неликвиды;

отсутствие товара на складе/торговом зале;

продажа отсутствующего товара;

изменение статуса заказа.

Особенности учета сервисных операций

Модуль "сервис" должен обеспечивать возможности контролировать трудозатраты, израсходованное машинное время, материалы, сырье в многоуровневом режиме.

отдельный учет сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства;

учет восстановления отдельных агрегатов для помещения на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запасных частей;

обеспечение строгого разделения прав пользователей сервисного цеха — менеджер, например, не сможет обслужить клиента в обход фирмы, так как без регистрации заказа в программе работники цеха не выполнят работы, требуемые клиенту, при отсутствии накладной склад не выдаст запчасти и расходные материалы, а охрана не выпустит обслуженный автомобиль без отметки об оплате денег в кассу; в этом случае сотрудники не в состоянии предпринимать действия, наносящие ущерб предприятию.

Операции и запросы:

сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;

автоматическое занесение в базу данных информации о клиенте и его автомобиле при заполнении наряда-заказа на работы с последующим автоматическим извлечением занесенной информации;

заполнение наряд-заказа на выполненные работы, с применением норм времени по конкретной марке автомобиля;

выборка нормативов трудозатрат из базы, применимой к выбранной модели автомобиля;

анализ стоимости работ по ремонту автомобиля;

возможность редактирования норм времени, создание собственных баз по нормам времени;

печать заказа;

ввод результатов производства;

вывод информации о результатах производства;

зачет результатов производства;

вывод журнала производства;

автономный расчет стоимости продукции. Отчеты и справки:

отчет о проведенных работах (за любой день или период);

отчет об исполнителях работ (за любой день или период);

сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;

♦ отчет о незавершенном производстве;

♦ запрос о доступности компонентов (деталей, материалов);

♦ запрос об использовании компонентов;

вывод спецификации изделия;

вывод информации об использовании;

отчет по истории производства;

ввод перемещений между хранилищами;

отчет о перемещениях между хранилищами. Статистика по клиентам:

информация о клиенте и его автомобиле;

информация о выполненных работах, даты их проведения, исполнители работ.

Организация заказов

Себестоимость продукции:

включает накладные расходы, затраты рабочего и машинного времени;

можно задавать количество часов в норме времени;

можно задавать тариф за норму времени.

Гибкое задание количества используемых материалов и норм времени:

по группе;

по единице продукции.

Оформление заказов

Возможность печати комплектовочных документов.

Используемые запасы резервируются за компонентами продукции.

Полная интеграция, если необходимо, с модулем управления партиями при распределении материалов.

Отслеживание завершенных производственных заданий.

Корректировка заказов

Полное отслеживание реальных значений предполагаемых затрат ручного и машинного времени.

В ходе производственного процесса может быть указано использование дополнительных компонент.