Информационная система СТОА
За последние годы
парк эксплуатируемых в России автомобилей значительно расширился, что в свою очередь привело к увеличению числа клиентов предприятий СТОА. Технологическая разница в ремонте автомобилей разных производителей требует расширения штата специалистов по ремонту, накопления различных запасных частей и расходных материалов.
У всех предприятий автосервиса существует несколько общих проблем, к числу которых относятся: учет клиентов и автомобилей, посещающих автосервис, учет и анализ выполненных работ, движение материальных ценностей, учет кадров и расчет заработной платы, подготовка документов (заказ-нарядов, счетов, накладных, актов выполненных работ и др.) и ведение бухгалтерии. Для решения этих проблем администрация предприятий автосервиса вынуждена содержать значительный штат бухгалтеров, учетчиков, кладовщиков, менеджеров разных уровней и т.д. Однако ошибки в учете не исключаются, а возможности анализа остаются ограниченными.
Эффективное средство для совершенствования работы предприятия — применение информационных технологий. Для того чтобы оперативный учет и контроль на предприятии автосервиса соответствовали динамике современного бизнеса, предприятие должно быть оснащено программным обеспечением, способным реально влиять на результативность его работы. Решать проблемы учета и управления в комплексе способны так называемые фирменные программы. Но чаше всего они специализированы по конкретным маркам автомобилей и из-за своей высокой стоимости недоступны основной массе автосервисных центров. Иногда предприятия сами пытаются создать базы данных клиентов, запасных частей, автоматизировать бухгалтерию, используя Microsoft Access или Excel, но этого явно недостаточно.
Решение проблемы —
применение специализированных информационных систем, целью внедрения которых является совершенствование управления предприятием за счет своевременного получения достоверной и полной информации о фактическом состоянии оперативного и бухгалтерского учетов и принятия обоснованных управленческих решений. Как показывает практика, информационные системы, предназначенные для предприятий автосервиса, должны в комплексе автоматизировать такие аспекты, как учет выполнения ремонтных работ, трудозатрат по исполнителям, взаиморасчетов с клиентами и партнерами, кадров, торгово-складскую деятельность, расчет зарплаты. При этом оперативный, бухгалтерский и налоговый учеты должны быть реализованы в одной программе и во взаимосвязи, предполагающей однократное формирование (либо ввод) документов в системе и многократное их использование в зависимости от функций и полномочий. Кроме того, информационная система должна функционировать как на небольшом предприятии, располагающем одним компьютером, так и на крупном, имеющем несколько подразделений и разветвленную вычислительную сеть.
Информационная система должна быть разработана на основе современных информационных технологий, что означает: использование системы управления базами данных, обеспечивающей надежную работу с большими объемами данных, высокую скорость доступа к данным, безопасность их хранения; возможность работы в локальной вычислительной сети с неограниченным количеством рабочих мест, обеспечивающей формирование базы данных в режиме реального времени; полную интеграцию вводимых в систему данных, позволяющую осуществлять всесторонний анализ деятельности предприятия;
возможность ведения в системе многофирменного учета и быстрого наращивания функций разработчиком в соответствии с потребностями предприятия.
Современная информационная система позволяет:
отслеживать не только движение и состояние документов (открыт, формируется, закрыт, проведен), но и события (ожидание, получение материалов на складе, отказ клиента и т.п.);
используя системные справочники работ, нормо-часов, расценок, грамотно и быстро объяснять клиенту, в какую сумму обойдется ремонт;
за счет контроля наличия необходимых материалов и подготовки документов на компьютерах сокращать время и повышать культуру обслуживания клиентов;
создавать базу данных о клиентах и систему их поощрения, учитывать эти поощрения (скидки, подарки и т.п.);
использовать механизм повторных ремонтов, своевременно уведомляя клиента о необходимости такового, создавать запас материалов и запчастей;
контролировать качество ремонта, учитывая повторные обращения клиентов, отслеживать движение дефектных партий деталей и т.д.;
проводить анализ колебаний заездов автомобилей по периодам, загрузки исполнителей, а также работы персонала по нормативам — для анализа фактических трудозатрат;
рационально использовать средства, затрачиваемые на хранение запасных частей, формировать структуру заказа по номенклатуре запасных частей наиболее частого спроса, поддерживать их запасы на оптимальном уровне;
быстро получать оперативные отчеты о деятельности предприятия в режиме реального времени, исключая случаи противоречия в данных, формируемых различными подразделениями;
обеспечивать многомерную обработку данных с помощью специальных аналитических средств;
сокращать трудоемкость и сроки формирования первичных и отчетных документов, заработной платы сотрудникам и реорганизовывать управление предприятием;
обеспечивать надежную систему защиты данных от утечки и сбоев оборудования;
снижать совокупные затраты при внедрении и сопровождении системы по сравнению с аналогами.
Современная информационная система должна быть не слишком требовательна к техническим ресурсам и легко осваиваться пользователями с минимальными навыками работы на компьютере.
Современные информационные технологии управления
Современные информационные технологии управления деятельностью СТОА
Управленческо-учетное программное обеспечение (ПО) — к этому классу относится бухгалтерское ПО, ПО автоматизации бизнес-процессов, ПО ведения складского учета, ПО учета рабочего времени, ПО подготовки и учета заказ-нарядов и др. Многие из программных продуктов обеспечивают интеграцию с каталогами запасных частей (для автоматической загрузки цен и моделей деталей в бухгалтерско-учетные документы), информационными базами нормо-часов (для автоматизации загрузки номенклатур работ и расчета их стоимости). Для решения этих задач на отечественном рынке представлено большое количество программных продуктов, как автономных, так и являющихся надстройками к универсальным системам, например: продукты на базе платформы 1С, продукты компании «Автодилер», внедренческого центра 1С-Рарус, компании «BVS Logic», компании «VERDI», системы «TurboService», «LogicStar-Avto», «АИС@».
Продолжение
